¿Ya cuentas con una coordinadora en tu negocio inmobiliario?

¿Ya cuentas con una coordinadora en tu negocio inmobiliario?

Tu staff inmobiliario es la piedra angular de tu negocio e igual no tienes que imaginarlo porque ya te ha sucedido en plena pandemia, pero pensemos que mañana, sin previo aviso, todo tu staff en oficina está fuera de combate.

Ni tu personal de administración ni tu coordinadora –porque habitualmente este puesto lo desempeñan más mujeres que hombres– están disponibles y tienes que hacer frente a todo lo que suceda a partir de ahora… ¿ya te entran los nervios?

Abres la persiana, el escritorio en recepción está vacío, te inquietas porque no sabes dónde está la documentación para la cita en la notaría más tarde. Empieza a sonar el teléfono fijo, al mismo tiempo te entran notificaciones al móvil anunciando todas las citas pendientes para las visitas, ¿pero a quién están asignadas?

El chat de tus agentes «hecha humo», les faltan datos para cerrar operaciones, no tienen los contactos de los clientes potenciales, y ¿dónde quedaron los carteles de “se vende” con el logo de la empresa?

Y esta, es tu vida sin coordinadora, ese trabajo que se hace casi siempre desde un escritorio con el ordenador y el teléfono, con discreción y sin estridencias, y cuya importancia solo notas cuando súbitamente la persona encargada no está disponible.

Quizás si empezaste tu negocio hace poco, y no has tenido más remedio que hacerlo todo tú, te parecerá que estas son tareas que toca hacer y ya, y aunque vayas con la lengua fuera, tendrás la convicción de que solo se trata de echarle más ganas para prosperar.

Pero si un día, por fin contratas a una coordinadora, descubrirás algo sorprendente: su trabajo hará que el tuyo brille como nunca porque liberándote de la organización de la oficina, dedicarás más tiempo a tareas que hagan crecer tu negocio de forma exponencial.

¿Qué hace exactamente una coordinadora?

¿Ya cuentas con una coordinadora en tu negocio inmobiliario? Porque si crees que una coordinadora es la chica que está en recepción contestando el teléfono y apuntando citas, déjame que te diga que estás desperdiciando no solo tu dinero sino muchas potenciales oportunidades de negocio.

Una coordinadora que tiene las habilidades y aptitudes requeridas para el puesto, además de la actitud correcta, es una pieza fundamental para ayudarte a conseguir tus objetivos.

No se trata de que sepa utilizar un CRM o manejarse en redes sociales –que también–, porque a fin de cuentas, en este mundo altamente tecnologizado, todas las personas que trabajan en una oficina pueden hacerse con los conocimientos técnicos necesarios en un plazo de tiempo más bien corto.

Contratarás a tu coordinadora por sus aptitudes, pero la conservarás, o prescindirás de sus servicios, por su actitud, porque una coordinadora eficaz hará que todo su trabajo se desarrolle desde la empatía y la inteligencia emocional.

Porque por más que sus herramientas de trabajo sean un ordenador o un teléfono, el corazón de su labor tiene que ver con la manera en que trata a las personas, agentes, gerentes, clientes y proveedores.

Una coordinadora eficaz se ocupa principalmente de 3 funciones

  1. Gestión de equipos: especialmente en oficinas con autónomos, donde cada agente es su propia empresa con sus propios intereses, pero independientemente del tamaño del negocio, la coordinadora debe ser capaz de dar soluciones a las necesidades de los comerciales de manera armónica, sin perder de vista los objetivos de la empresa.
  2. Priorización del trabajo: fundamental para que aquello que necesita una solución inmediata, sea atendido sin demora, y además los agentes aprendan a solicitar documentación, o lo necesario para atender a sus clientes de forma ordenada y en los plazos correctos. Ser amable pero firme es el secreto para que todos los engranajes de la oficina funcionen correctamente.
  3. Posibles conflictos: siempre que tratemos con personas, vamos a toparnos en algún momento determinado con algún tipo de roce que puede derivar en algún conflicto que enrarezca el ambiente laboral. afectando el rendimiento del negocio. La coordinadora eficiente se adelantará al nacimiento de los conflictos, estableciendo normas claras sobre cuáles son los protocolos y procedimientos a los que se pueda recurrir cuando haya alguna discrepancia entre agentes.

No solo resultará a veces complicado gestionar las emociones de los agentes, sino que gerentes, clientes y proveedores, también pueden ser el germen de un problema, que si no se detecta en sus primeros estadios, puede traer consecuencias nefastas para alcanzar nuestras metas profesionales.

Este es un negocio de personas, de sensaciones y de recomendaciones, y que haya una profesional capaz de reconducir situaciones desagradables para que al final todos vean más o menos satisfechas sus demandas, es una garantía de tranquilidad y éxito.

La gestión del estrés en un contexto de multitarea

Solemos ir a diario enloquecidos con miles de tareas por hacer, y es necesaria una persona que tenga la habilidad de empatizar con nosotros y escucharnos activamente para que la situación no descarrile. A veces poniendo un punto de alegría a la oficina, eligiendo la música o la decoración adecuada, a veces simplemente siendo los oídos y el hombro de aquellos que están teniendo un mal día.

Una coordinadora eficaz, utilizará la fuerza de su resiliencia natural para afrontar los retos de cada día con la mejor de las actitudes, relativizando los conflictos y siendo la cara y la voz amables, que son lo primero que el cliente ve cuando requiere información sobre nuestros servicios.

Y esta actitud, termina por ser contagiosa y puede hacer que el resto de los agentes y todos aquellos que la traten, se sientan en mucha mejor disposición para afrontar las dificultades inherentes a su trabajo.

Formación y empoderamiento, lo que tu coordinadora necesita

Sabiendo que tu coordinadora viene de casa ya con habilidades y actitudes determinadas, y el valor que aporta a tu negocio, no debes descuidar 2 aspectos que suelen obviarse desafortunadamente en muchas oficinas inmobiliarias a lo largo de este país.

El primero tiene que ver con la formación. Llevas a tus agentes a congresos, pagas cursos especializados para aprender habilidades específicas a tus comerciales que llevan compradores, inviertes en herramientas de valoración… ¿estás formando a tu coordinadora como deberías?

Hazla parte de tu equipo junto el resto. Que no salga a la calle a hacer visitas o cierre operaciones en notaría, no tiene por qué relegarla a su escritorio a actualizar excels o rellenar fichas.

Tiene que saber lo que es un CEE, cómo leer una nota simple, cuál es la documentación imprescindible para una venta… Pero también tiene que aprender habilidades de negociación, de escucha activa, de lenguaje no verbal.… y para ello tienes que invertir en su formación de forma continua.

El segundo tiene que ver con el valor que le otorgas a su trabajo. Si le impones una serie de tareas determinadas y la evalúas según las lleve a cabo sin salirse de la raya, no tendrá la confianza para encontrar nuevas y mejores maneras de trabajar que pueden suponer una mejora de los procedimientos en tu oficina.

Conforme se vaya sintiendo más cómoda en su puesto, invítala a que plantee la que considera es la manera más eficiente de hacer las cosas y déjala que la ponga en marcha un tiempo prudencial antes de establecer cambios. Respalda sus reglas y sus protocolos y vela para que agentes, clientes y proveedores la traten con ese mismo respeto.

Porque de entre todas las tareas que realiza, hay una que no puede hacer: tu trabajo. Porque mientras tú sales a captar, o a dirigir equipos, ella echará mano de todas sus habilidades para que tu nave siga a flote, estés o no estés presente en la oficina.

¿Ya cuentas con una coordinadora en tu negocio inmobiliario? Y para que conozcas más sobre el trabajo de las coordinadoras en las inmobiliarias, te dejo esta entrevista que le hice a Patricia Magro, directora de Inmotools.

 

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